O echipa de teren poate folosi mai multe aplicatii in aceeasi zi. CRM pentru clienti si oportunitati, o aplicatie de service pentru interventii, un ERP pentru operatiuni si un sistem HR pentru program, prezenta si concedii. Problemele apar cand rolurile acestor sisteme nu sunt clare.
CRM-ul trebuie sa ramana centrat pe client si activitatea comerciala. Sistemul HR trebuie sa fie centrat pe angajat. In cazul personalului mobil, asta inseamna ca trebuie sa inteleaga locatii, ture, check-in, absente si interactiuni simple de pe telefon.
Nu transforma CRM-ul intr-un pontaj improvizat
Unele companii adauga campuri sau task-uri in CRM pentru a confirma daca un om a ajuns intr-o locatie. Poate functiona temporar, dar datele nu sunt construite pentru evidenta orelor, exceptii, concedii sau comparatia dintre program si prezenta.
Acelasi lucru este valabil si invers: un sistem HR nu trebuie sa incerce sa gestioneze oportunitati comerciale sau pipeline de vanzari. Fiecare aplicatie este mai utila atunci cand ramane buna la problema pentru care a fost proiectata.
Pentru echipe mobile, locatia la pontaj poate fi suficienta
Daca angajatii lucreaza in mai multe puncte, managerul are nevoie sa stie unde s-a facut check-in-ul. Asta nu inseamna neaparat urmarire permanenta. Locatia poate fi verificata punctual la inceputul si la sfarsitul programului, fata de un perimetru definit pentru fiecare punct de lucru.
RevoHR foloseste acest model, cu check-in si check-out prin WhatsApp. Articolul despre pontaj GPS pentru angajatii de teren explica diferenta dintre geofence la momentul pontajului si tracking continuu, plus modul in care sunt tratate exceptiile.
Aplicatia buna pentru angajat poate sa nu fie o aplicatie noua
Multe echipe de teren nu au email corporate. Unele lucreaza cu telefoane personale. Daca fiecare proces nou aduce inca un cont si inca o parola, adoptia scade.
De aceea, interfata de WhatsApp poate fi mai potrivita pentru actiuni scurte: vezi programul, faci check-in, ceri concediu, primesti un training sau pui o intrebare. Sistemul ramane in spate, iar angajatul foloseste un canal familiar.
Managerul are nevoie de date structurate, nu de conversatii
Faptul ca interactiunea se face prin mesaje nu inseamna ca rezultatul trebuie sa ramana intr-un chat. Valoarea apare cand check-in-ul devine o inregistrare de prezenta, cererea de concediu devine un workflow de aprobare, iar trainingul are status, scor si data.
Pentru o companie care are deja CRM si ERP, adaugarea unui sistem HR operational nu inseamna neaparat inca un siloz. Inseamna sa pui fiecare tip de informatie in sistemul potrivit si sa eviti improvizatiile care apar cand un instrument este fortat sa rezolve o problema pentru care nu a fost creat.